CHUYỂN ĐỔI SỐ - CÓ PHẢI CHIẾC ĐŨA THẦN?
Tác giả: NTM- Doanh Trí Việt
Chuyển đổi số (DT- digital transformation) là mối quan tâm số 1 trong thời 4.0 hiện nay. Tuy nhiên vì sao có một số hoạt động DT thành công, trong khi số khác lại thất bại?
- Thứ nhất – nhiều người đang nhận thức rằng chuyển đổi số đơn giản chỉ là chuyển đổi công nghệ
Nhiều thành viên trong doanh nghiệp còn cho rằng: thì lần chuyển đổi số này cũng như những lần công ty mua công nghệ mới trong sản xuất hay mua phần mềm bán hàng, chấm công… trước đây thôi. Họ, những người đồng hành trên con tàu doanh nghiệp, như những người đứng bên lề của công nghệ DT, không bận tâm nhiều đến vai trò và trách nhiệm của mình trước một cải cách trọng đại như thế.
- Thứ hai - mọi sự chuyển đổi số đều cần có mục tiêu, chiến lược rõ ràng và hệ thống hỗ trợ hiệu quả
Công nghệ kỹ thuật số tăng cường khả năng tương tác với khách hàng và làm tăng hiệu quả kinh doanh, nhưng nếu thiếu mục tiêu và chiến lược rõ ràng, doanh nghiệp sẽ mất phương hướng và không có đối sách trước cơ hội lẫn rủi ro.
Từ mục tiêu và chiến lược đó, doanh nghiệp sẽ xây dựng lộ trình cụ thể. DT cần mang tính hệ thống, do đó việc cải tiến cơ cấu tổ chức, các quy trình công việc, các hoạt động truyền thông nội bộ và tác vụ với bên ngoài phải bắt đầu được thay đổi theo hướng để số hóa hoạt động. Quan trọng nhất vẫn là yếu tố con người, vì đó là tác nhân vận hành hệ thống. Nếu nhân sự thiếu tính nhất quán và chuyên nghiệp, mọi công nghệ kỹ thuật số dẫu hiện đại đến đâu cũng chào thua một doanh nghiệp không đủ điều kiện ứng dụng nó.
- Thứ ba, phó thác toàn bộ việc xây dựng hệ thống mới cho đội ngũ chuyên gia tư vấn bên ngoài
Không có chuyên gia tư vấn nào, dù giỏi đến đâu, am hiểu hoạt động của doanh nghiệp, đặc điểm công việc bằng chính nhân sự tại doanh nghiệp đó. Nhiều cấp quản lý còn cho rằng chuyên gia tư vấn sẽ làm từ A đến Z cho đến khi hệ thống vận hành trơn tru, không quan tâm đến việc biên soạn tài liệu, cung cấp thông tin, thậm chí đứng ngoài cuộc, trong khi họ là lực lượng nòng cốt của mọi thay đổi trong doanh nghiệp.
Các cấp quản lý cùng và nhân viên- những người rõ hơn ai hết các hoạt động hàng ngày tại phòng ban của mình và những bất hợp lý cần cải tiến trong quá trình DT – là lực lượng then chốt quyết định sự thành công của mọi thay đổi, cần phải trở thành đội ngũ cùng nghĩ, cùng làm để đạt được mục tiêu.
Chuyên gia tư vấn, đúng nghĩa là người cung cấp phương pháp, công cụ cho doanh nghiệp thực hiện, vạch ra nhiều phương án để lựa chọn, phân tích ưu- nhược điểm của từng phương án, đưa ra các cảnh báo cần thiết cho doanh nghiệp khi thiết lập và vận hành. Họ tuyệt đối không phải và không thể là người làm thay doanh nghiệp trong quá trình cung cấp thông tin về hoạt động của doanh nghiệp, càng không thể quyết định thay doanh nghiệp sẽ chọn phương án nào.
Lưu ý rằng công nghệ mới có thể không có tác dụng cải thiện hiệu suất, chất lượng, năng suất vì doanh nghiệp đã không “đặt hàng” cho nó về mục tiêu đổi mới và cung cấp cho nó những thông tin quan trọng từ chính các thành viên trong doanh nghiệp.
- Thứ tư, thiếu kết quả nghiên cứu và phân tích thông tin thị trường
DT là một quá trình thay đổi lớn. Nếu mục tiêu của DT là tăng sự quan tâm của khách hàng tiềm năng thì doanh nghiệp cần có thông tin chính thức và khách quan từ kết quả nghiên cứu và phân tích nhu cầu, thị hiếu của khách hàng, ý kiến của khách hàng truyền thống về sản phẩm và dịch vụ, bối cảnh hiện tại và dự báo tương lai của thị trường mục tiêu v.v..
Kể cả khi vận hành hệ thống kỹ thuật số mới, sự quan tâm, hướng dẫn, chăm sóc khách hàng là yếu tố vô cùng cần thiết. Nếu cần, sự thay đổi đi từng bước nhỏ và có tính kế thừa, và doanh nghiệp cần có sự đo lường hiệu quả để điều chỉnh kịp thời những bất cập trong mỗi bước nhỏ đó, thay vì thay đổi 1800 một sớm một chiều và nguy cơ bị “vỡ trận”
- Thứnăm, thiếu quan tâm đến con người trong hệ thống DT
Phản ứng của con người trước thay đổi thường trải qua 4 giai đoạn:
Họ không dễ để thích nghi ngay với hệ thống mới, đó là chưa kể đến các phản kháng (thụ động hoặc chủ động) trước các thay đổi. Cấp quản lý cần có sự tương tác, hỗ trợ nhân viên vượt qua các phản ứng thụ động để thích ứng với hệ thống mới. Trước hết là giúp nhân viên vượt qua những lo ngại và sợ hãi trước các thay đổi quan trọng.
Các “chiến công” ngắn hạn cần được doanh nghiệpghi nhận và khen thưởng, không nên chờ đợi một thời gian dài mới được tôn vinh. Các hoạt động huấn luyện về DT và hệ thống hỗ trợ cần được tiến hành song song, và hơn hết, nên cho nhân viên thoải mái bày tỏ cảm xúc.
Tóm lại, chuyển đổi kỹ thuật số không phải là một chiếc đũa thần, mà nó chỉ phát huy tác dụng dựa trên nội lực mạnh mẽ của doanh nghiệp. Dù đang sống trong thời kỳ công nghệ rất hiện đại, chúng ta cũng hãy luôn tâm niệm rằng: Không có thang máy nào đi đến thành công, mà chỉ có thang bộ thôi./.
